Perguntas Frequentes

O que faz o Arquivo Vivo e quando usá-lo de forma vantajosa?

O Arquivo Vivo é um sistema que faz armazenamento, pesquisa e compartilhamento seguro de seus documentos.
Além de oferecer a opção de preço de armazenagem mais barata, nós oferecemos, sem custo, um plano de gestão, com objetivo de, entre outras coisas, definir a identificação de seus documentos de forma a gerar pesquisas eficientes e precisas.

Portanto, se você possui documentos grandes, como vídeos por exemplo, que ocupam muito espaço, ou, se você possui documentos identificados utilizando se de vários dados, ou se você irá compartilhar seus documentos com pessoas específicas e apenas eles, venha utilizar do nosso sistema, ele será com certeza vantajoso para você.

Agora, se você tem poucos documentos, que possuem tamanho pequeno e que são identificáveis apenas com um nome de arquivo comum, você tem outras opções, inclusive gratuitas, disponíveis no mercado.

Se mesmo assim, tem dúvidas sobre o que pode ser melhor para você, faça contato.

Como é feito o Plano de Gestão?

O plano de gestão se inicia identificando os tipos documentais que serão armazenados.
Identificado os tipos faz se uma análise definindo qual sigilo, propósito e alcance de cada tipo. Isto é o que chamamos de atribuir valor ao documento, isto é, qual é o valor do documento para o seu negócio? Por que você está armazenando? Ele é realmente necessário? Para quem interessa a informação que está no documento? E a pergunta mais importante: Qual é o impacto causado no seu negócio se a informação que está no documento se torna pública?

O próximo passo é classificar, isto é, criar uma estrutura hierarquica. Esta classificação fica praticamente pronta se as respostas da atribuição de valores forem bem respondidas.

Na sequencia fazemos a identificação dos documentos. A identificação é baseada em dados específicos, que identificam os documentos de forma única, e também baseada em contextualização, que colocam os documentos na relação com o seu negócio.

Para finalizar o plano deve se pensar em quem vai acessar os documentos e ai então definir as políticas de acesso, lembrando que o Arquivo Vivo possui, de forma exclusiva, a possibilidade de atribuir perfil para os usuários que acessam os documentos.

Observe que todas estas orientações possuem um objetivo claro: FAZER O PLANO COM O FOCO NA INFORMAÇÃO!

Como pagar o menor valor para armazenar meus documentos?

As plataformas de nuvem como “Google Cloud Plataform”, “Amazon AWS” e “Microsoft Azure” são os locais na internet onde você irá pagar o menor valor para armazenar os seus documentos.
A concorrência entre elas é tão grande que elas oferecem ferramentas para você migrar seus documentos de uma para outra com muita facilidade. Outro ponto muito legal é que não precisa se preocupar com backups. Elas te oferecem o serviço com um contrato de 99% de disponibilidade. Nós mesmos aqui na Arquivo Vivo Sistemas somos cliente da Google Cloud Storage desde 2017 e nunca ficamos fora do ar ou perdemos um documento. E olha que temos um cliente que possui mais de 400 milhões de documentos no storage dele.

Outro ponto que permite uma economia muito grande são as classes de armazenamento baseadas em uso estimado do documento (quantidade de acessos por mês, trimestre, semestre ou ano). Pense na história de vida de um documento. Imagine milhares de notas fiscais antigas digitalizadas apenas por segurança e que nunca são acessadas. Para estas notas a plataforma de nuvem possui a classe archive ” onde você paga apenas 1 centavo por giga. E isto acontece em geral com todos os documentos que são muito requisitados nos 3 primeiros meses de vida, e depois algumas vezes nos próximos 6 meses para daí então serem usados eventualmente. Confira abaixo os preços de armazém por classe:

Classe Uso Estimado Espaço 1GB Download 1GB Valor por Caixa Box 5TB
Archive Pouco Usados R$ 0,01 R$ 0,24 R$ 0,82 R$ 50,00
Coldline Eventual R$ 0,02 R$ 0,09 R$ 1,64 R$ 460,80
Nearline Normal R$ 0,05 R$ 0,05 R$ 4,10 R$ 256,00
Padrão Muito Usados R$ 0,09 R$ 0,00 R$ 7,37 R$ 460,80

Como funciona a versão Enterprise?

Na versão enterprise nós instalamos o Arquivo Vivo em um servidor dentro da sua empresa para que você tenha controle total no acesso tanto do servidor como nos documentos.
Na versão enterprise o Arquivo Vivo é instalado “dentro” do ambiente da sua empresa, permitindo assim você er controle total sobre os acessos realizados aos seus documentos e também maior controle de custos tanto do espaço de armazenamento como das consultas.

Para esta versão você paga uma única vez uma taxa de instalação que inclui, além da instalação, treinamento para toda a equipe “controladores/operadores” contratados e elaboração da primeira versão do “Plano de Gestão Documental”. Na versão enterprise:

• O número de “controladores/operadores” contratados é no mínimo 10; e
• O número de usuários de “consulta” é ilimitado para qualquer número de “operadores” contratados.

A taxa de uso mensal varia em função do número de usuários “controladores/operadores” contratados. Sendo que esta taxa inclui, além dos “operadores”, manutenção e atendimento de problemas e melhorias que possam agregar ao produto.

Quero ressaltar duas vantagens da versão enterprise:

• Customizações exclusivas, onde você pode solicitar integrações, tratamento de dados específicos, avisos, e etcetera;
• Apoio para Auditorias Externas, onde o auditor pede por informações específicas do sistema, como mapa dos usuários do banco d e d ados, logs de ocorrências, partes do código fonte do programa, e tudo mais. Onde o apoio visa ao atendimento destas demandas cada vez mais com uns nas empresas.

Se você tem interesse na versão enterprise faça contato.

Digitalizando com o Vivo Capture eu posso jogar o papel fora?

Tanto o Vivo Capture como o Arquivo Vivo foram desenvolvidos em conformidade com o decreto 10.278 que permite o descarte do papel, mas existem pontos a considerar.
O ponto forte da utilização do papel é que, em caso de uma judicialização, perícias técnicas poderão comprovar tanto a integridade como a autoria de um documento.

Mas ai você pode perguntar: mas a assinatura com o certificado da ICP-Brasil não serve justamente para garantir estas duas questões para o documento eletrônico? Exatamente, e digo mais, ela foi criada em 2002, já fazem quase 20 anos, e nunca foi noticiado um caso onde um documento assinado por ela foi violado. E graças este histórico e a sua eficácia nós estamos vendo hoje alguns DETRANs substituindo o papel por arquivo eletrônico assinado por ela (o formato P7S).

Mas isto nem sempre é viável. Veja o caso do setor de transporte. Neste caso o motorista de caminhão é obrigado a portar os dito “espelhos”, que são: a) o “espelho da nota”, o DANFE; ou b) o “espelho do conhecimento”, o DACTE; ou c) o “espelho do manifesto”, o DAMDFE. Ele leva um monte de impressos destes documentos dependendo do trajeto e deve apresentar sempre que solicitado. Para não correr o risco de não parar a viagem por falta deste documento ele sempre vai optar pela impressão e assim usar o papel. E também para não correr o risco de não receber pela viagem ele vai guardar como comprovante de entrega da mercadoria, para o caso de o cliente não pagar o fornecedor da mercadoria. Pegando o gancho aqui, existirão sempre os devedores duvidosos, que além de não pagar direito questionam a validade dos meios eletrônicos.

Outro setor onde ainda o papel resiste é o bancário. Esta resistência do papel está nos contratos do tipo hipotecas, penhoras, desconto de cheques/títulos e também linhas de crédito onde são necessários pareceres técnicos ou aval de terceiros pois sempre são necessários anexar vários outros documentos que em caso de judicialização poderão ser questionados por uma das partes envolvidas (imagine um avalista ou o endossatário negar sua autoria).

A boa notícia é que a nossa justiça, acredite ou não, está mais rápida. Nossas demandas de pesquisa atualmente são de no máximo 4 anos para trás. Houveram épocas que chegavam a 10 anos. Desta forma, se você digitalizar utilizando da conformidade com o decreto 10.278, isto é, formato de imagem recomendado e certificação digital, identificar nos documentos os devedores duvidosos e/ou outros pontos que podem tornar o papel necessário em casos de judicialização, você poderá em um prazo máximo de 4 anos fazer o descarte do papel sem maiores problemas.